Optimiser un service de Veille/Curation : le cas SIDONI, au Département de la Vendée
Comment fournir à un public d’élus et d’usagers internes, de plus en plus exigeant et surinformé, une veille vraiment utile, rapide et ciblée ? En leur proposant chaque jour deux alertes personnalisées, thématiques et multisources. Un service pionnier, à grande valeur ajoutée, rendu possible par l’optimisation du circuit de production et de diffusion. En 2017, le Service de documentation du Département de la Vendée a développé, en partenariat avec Aphania, une solution originale de Veille/Curation sur Alyas, qui intègre l’outil Open Source Wallabag, couplé à un système d’indexation hyper-fine. Cette petite révolution interne a démultiplié la productivité du Service, aujourd’hui rebaptisé SIDONI (Service d’Ingénierie DOcumentaire Numérique et Informationnelle). Nous sommes très fiers d’avoir, par le biais d’Alyas, accompagné cette mutation, et contribué à revaloriser le métier de ces professionnels de l’information…
LE CONTEXTE
En 2007, Jeanne Suhamy, directrice d’Aphania, anime pour l’équipe du service Documentation une formation sur la newsletter. L’équipe accroche tellement qu’elle développe au fil des années un véritable bouquet de newsletters mensuelles internes, thématiques (Santé, Musique, Social, etc.), avec des synthèses documentaires, en utilisant la plateforme de publication digitale Alyas.
Mais, en 2016, ce service de synthèses mensuelles ne correspond plus aux besoins des utilisateurs (1200 personnes, dont les élus). Les usages ont évolué : un public plus jeune, qui a accès à l’info sur Internet, connecté toute la journée, sollicité sans cesse via les réseaux sociaux et leurs multiples abonnements individuels, aussi bien papier que Internet, entraînant des coûts et une perte de temps collective.
LES DEMANDES
- Comment faire le tri, entre Panorama de la presse locale, flux des infos sur Internet, multiples sources… ?
- Comment fournir un service englobant toutes les sources, et personnalisé ?
- Et incidemment, pour le Service, comment redevenir utile, voire indispensable ?
D’où un cahier des charges :
- Réorganiser la veille sur Internet
- Récupérer automatiquement la veille papier depuis leur GED
- Fédérer les deux veilles, pouvoir les indexer, les mettre en relation, les transformer
- Les diffuser de façon personnalisée, en temps réel
- Augmenter la productivité tout en améliorant la qualité du service
- Les accompagner dans une mutation de leur métier
LA SOLUTION MISE EN PLACE
Courant 2017, nous leur proposons de développer une solution sur mesure, à partir de notre plateforme de gestion et de publication Alyas, couplée à leur système de Ged et de mettre en place un système de collecte d’articles sur Internet.
Notre solution s’appuie en amont sur Wallabag – similaire à Pocket, mais OpenSource d’origine française, que nous avons installée sur notre propre système et notre propre base de données. Nous sommes les premiers à l’avoir implémentée dans un tel contexte.
En plus : un système d’indexation multiaxes, multiniveaux, extrêmement fin (+ de 650 mots clés), une mise en relation des articles, la personnalisation des envois…
Tout cela a été construit en partenariat avec le Service. Ils ont mis trois mois à revoir complètement leur thesaurus… ! C’est opérationnel depuis juin 2018.
LES BÉNÉFICES
L’équipe diffuse en flux tendu deux alertes quotidiennes : le matin la veille locale, et l’après-midi la veille thématique.
En pratique, chaque personne reçoit dans son alerte perso entre 0 et 5 résumés, qui renvoient chacun vers l’article complet dans un format de lecture normalisé, qu’il soit PDF (source papier) ou HTML (source Internet).
Au rythme actuel,à ce jour il y a près de 30 000 articles dans la base, soit environ 60 articles par jour.
A l’occasion, un peu pour couronner cette mutation, le service a changé d’organisation et de nom. De Service de documentation, il est passé à SIDONI (pour Service d’Ingénierie DOcumentaire Numérique et Informationnelle).
Il y a donc beaucoup d’aspects techniques, de productivité, d’organisation, d’économie par rapport au modèle traditionnel de Panorama de presse.